Voiture de fonction : quelles sont les obligations du salarié ?

Généralités sur les voitures de fonction

Avant toute chose, il convient de rappeler la différence entre une voiture de fonction et de service. À l’inverse des véhicules de service, les véhicules de fonction se catégorisent comme un avantage en nature accordé au salarié par son employeur. Ce véhicule est principalement dédié aux déplacements professionnels mais n’y est pas exclusivement réservé. A contrario, les véhicules de service sont strictement limités aux déplacements professionnels dans le cadre de l’exercice de la fonction. 

Pratique répandue dans de nombreux métiers, c’est dans les métiers du développement commercial que le véhicule de fonction est le plus présent, éventuellement considéré comme un prérequis pour certains candidats commerciaux qui rejoignent une nouvelle entreprise.

Le véhicule de fonction mis à disposition du salarié par l’employeur doit figurer dans le contrat de travail et apparaître sur la fiche de paie du salarié. S’agissant d’un avantage en nature la voiture de fonction devra faire l’objet d’une déclaration fiscale.

En complément, certaines entreprises encadrent l’usage du véhicule de fonction avec une charte d’utilisation, portée à la connaissance et signée par les salariés bénéficiaires. Ceux-ci s’engagent à respecter les usages prévus par l’entreprise, de la même manière qu’une charte informatique encadre l’activité numérique et les usages des TIC de l’entreprise (téléphones, ordinateurs, web…). Cela permet notamment de délimiter la responsabilité de l’entreprise et de trancher sur les sujets encore flous ou non encadrés par la loi (exemple : le covoiturage avec une voiture de fonction, la personnalisation du véhicule, les accessoires…). Ce document permet également aux entreprises de transmettre leurs valeurs et leurs engagements, par exemple, en incitant à une écoconduite ou en encourageant le covoiturage entre collègues.

Quels sont les avantages d’avoir un véhicule de fonction ?

Posséder un véhicule de fonction apporte un certain nombre d’avantages pour le salarié bénéficiaire : 

• Le salarié peut se servir de sa voiture de fonction pour une utilisation personnelle 
• Le salarié peut utiliser sa voiture de fonction pendant ses vacances et le week-end 
• L’utilisation est libre et sans demande d’autorisation à l’employeur 
• Le véhicule de fonction est inscrit dans le contrat de travail et ne peut donc pas lui être retiré sans motif réel et sérieux 
• Les frais d’entretien, d’assurance et autres coûts sont assumés par l’employeur 
• Les réparations sont prises en charge par l’employeur ou son assurance 
• Le modèle de véhicule est souvent avantageux également, selon l’image de marque souhaitée par l’entreprise.

L’entretien du véhicule

Les conditions de l’entretien et de l’assurance d’une voiture de fonction sont encadrées et sont spécifiées dans le contrat de travail du salarié. En effet, le salarié s’engage à entretenir son véhicule de fonction avec le même soin que s’il lui appartenait personnellement. La jurisprudence peut prévoir des licenciements pour cause réelle et sérieuse en cas de manquement aux dispositions contractuelles prévues pour l’entretien du véhicule. 

Témoignage d’Elena, commerciale en Auvergne-Rhône-Alpes : 

« Pas de facture à régler et de note de frais à faire. L’entretien est pris en charge et organisé par l’assureur de la flotte de véhicule, il propose une application pour trouver un garage partenaire et prendre rendez-vous. Je n’ai rien à avancer, c’est cool ! »

Certaines entreprises vont jusqu’à prendre en charge les frais d’entretien (extérieur et intérieur), notamment lorsque les véhicules servent à transporter des clients, allouant un montant dédié aux salariés bénéficiaires.

Qui paie le carburant d’un véhicule de fonction ? Et le péage ? 

Selon le Code du travail, les coûts directs et indirects sont supportés par l’employeur et le carburant n’y fait pas exception. Ces coûts peuvent représenter jusqu’à plusieurs centaines d’euros par mois. C’est pourquoi la majorité des entreprises demandent aux salariés bénéficiaires de contribuer à ces frais en prenant à leur charge le carburant lorsque la voiture de fonction fait l’objet d’une utilisation personnelle. C’est également l’entreprise qui prend à sa charge les péages, mais uniquement sur les trajets professionnels. 

Alors qui paye l’essence d’une voiture de fonction ? Voici ce qu’Elena nous a partagé : 

« J’ai le droit d’aller faire les courses le week-end. Mais si je pars en week-end avec la voiture de fonction, je paie mon carburant ». Elle ajoute également « parfois je confonds avec mon badge perso [pour le péage] et la comptable me demande simplement de faire un virement pour rembourser l’entreprise. »

Respect du Code de la route

Conduire un véhicule de fonction implique le respect du Code de la route, au même titre qu’un véhicule personnel. Depuis le 1er Janvier 2017, la législation impose aux entreprises de communiquer l’identité de collaborateurs qui commettraient une infraction routière (sous peine de contravention pouvant atteindre 3 750 €). Notez également que de plus en plus d’entreprises attribuent la prise en charge de la franchise au salarié bénéficiaire, dans le contrat de travail.

Quelqu’un d’autre peut-il conduire mon véhicule de fonction ? 

Avec accord préalable de son employeur, explicitement mentionné dans le contrat de travail, un salarié peut envisager de confier la conduite de son véhicule à une tierce personne et être assuré. Celui-ci est dans l’obligation de notifier à l’assurance qu’un conducteur tiers est amené à utiliser la voiture de fonction.

Le salarié bénéficiaire doit également avertir son employeur et doit obtenir une attestation écrite de la part de l’employeur, mentionnant le nom du conducteur tiers. En l’absence d’accord écrit, le salarié s’expose à un défaut d’assurance pouvant entraîner une faute grave.

Toujours selon Elena, « Un commercial peut prêter son véhicule de fonction à un collègue qui n’en a pas, pour se rendre à un salon par exemple. ». Son entreprise précise notamment que le conjoint est autorisé à utiliser le véhicule s’il justifie de 5 ans d’expérience de conduite.

Covoiturage et voiture de fonction

À ce jour, le droit n’encadre pas encore clairement la notion de covoiturage. Le covoiturage avec sa voiture de fonction est théoriquement envisageable, avec accord de l’employeur et/ou assurance du véhicule compatible.

La pratique du covoiturage rémunérée (NB autre que le transport bénévole, comme un collègue par exemple) pose question puisque les coûts sont supportés par l’employeur et que le salarié réalise un bénéfice. De plus, les conditions générales de BlaBlaCar stipulent que le covoiturage doit permettre un partage des frais et non de générer un bénéfice.

Ainsi proposer un trajet sur Blablacar avec sa voiture de fonction (ou autre plateforme de covoiturage), n’est pas tout à fait conforme à leurs conditions. Il en va donc du bon sens de chacun sur ce point, tant que le cadre légal n’évoluera pas.

Restitution du véhicule de fonction 

Juridiquement, le propriétaire du véhicule est l’entreprise. Le salarié a donc l’obligation de restituer le véhicule de fonction quand les circonstances l’exigent. Parmi les cas de figure dans lesquels le collaborateur a l’obligation de restituer sa voiture de fonction (sur demande explicite de l’employeur), il y a notamment : 

• La fin du contrat de travail (rupture, licenciement, départ en retraite…) 
• La suspension du contrat de travail (arrêt maladie, RTT, congé parental, accident du travail…) 
• Le retrait contractuel du véhicule par l’employeur (nécessitant un avenant) 

Selon l’article L. 1234-5 du Code du travail, la restitution du véhicule de fonction doit avoir lieu à l’issue de la période de préavis (durant cette période, les avantages en nature sont maintenus).

Fiscalité du véhicule de fonction

Le véhicule de fonction constitue un avantage en nature. Ce qui signifie que fiscalement, le véhicule de fonction constitue un moyen de rémunération du collaborateur par son employeur, en complément de sa rémunération financière. Cela implique donc, que le salarié déclare aux impôts cet avantage en nature, au même titre que sa rétribution. 

Pour cela, deux méthodes de calcul sont possibles : 

• Dépenses réelles annuelles : selon l’ancienneté du véhicule, amortissement de 10 % (plus de 5 ans) à 20 % (moins de 5 ans) du coût d’acquisition 
• Forfait annuel : selon l’ancienneté du véhicule, amortissement de 6 % (plus de 5 ans) à 9 % (moins de 5 ans) du coût d’acquisition.

L’employeur, de son côté, pourra déduire cet avantage en nature du bénéfice imposable de l’entreprise.